GoBD – Muster zur Verfahrensdokumentation

GoBD – Muster zur Verfahrensdokumentation
Vorschriften zur Belegablage – Dokumentation schon erledigt?

Muster zur Verfahrensdokumentation für die belegablage nach den GoBD 2015
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GoBD 2015 Muster Verfahrensdokumentation
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Erläuterung zum Muster für die verfahrensdokumenatation zur Belegablage nach den GoBD 2015

Mit Schreiben vom 14.11.2014 wurden vom BMF die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht. Sie gelten wie bekannt für Veranlagungszeiträume seit dem 01.01.2015. Hierüber hatte ich bereits Anfang 2015 ausführlich informiert.
Wichtig dabei: Längst gilt es bei dem Thema Buchführung nicht mehr allein, die Buchführungsbelege zusammenzustellen und durch den Steuerberater verbuchen zu lassen. Immer höhere Anforderungen und zusätzliche Formerfordernisse der Finanzverwaltung machen ein ganzes Paket an Handlungen notwendig, um eine ordnungsgemäße Buchhaltung vorweisen zu können und ein mögliches Verwerfen des Buchführungswerkes durch den Betriebsprüfer zu vermeiden. Viele Faktoren dieser Mehrarbeit nehme ich meinen Mandanten soweit möglich selbstverständlich ab. Dieses Paket an Handlungen beginnt jedoch bereits in den Unternehmen der Mandanten – unabhängig von Größe und Rechtsform. Denn es ist theoretisch denkbar, dass ein Betriebsprüfer eine Buchhaltung verwerfen könnte, wenn (einzelne) Formerfordernisse (in den Unternehmen selbst) nicht eingehalten werden. Mögliche Folge: teure Steuerschätzungen!
Ein unterschätztes Problem? Die “Verfahrensdokumentation” – Grundsätzliche Voraussetzung zur Anerkennung der Buchführung und des Zahlenwerkes:
Wie ein roter Faden zieht sich in den GoBDs 2015 der Begriff “Verfahrensdokumentation” durch die neuen GoBD. Eine ganze Seite des BMF-Schreibens widmet sich speziell diesem Thema. Die Eindringlichkeit im Text suggeriert, dass mit der Verfahrensdokumentation eine verschärfte Anforderung an die Unternehmen gestellt wird. Diese Entschlossenheit der Finanzverwaltung erfordert von den Unternehmen und deren steuerlichen Beratern eine ernsthafte Auseinandersetzung mit dem Thema. Es gibt also durchaus dringend anzuratenden Handlungsbedarf.

Geordnete und sichere Belegablage: So sollen Steuerberater und Mandant auf der sicheren Seite sein
Fachleute treibt seit Veröffentlichung der GoBDs 2015 die Frage um, welche konkreten Maßnahmen zu ergreifen sind, um eine geordnete und übersichtliche Belegablage vorweisen zu können. Vor allem solche Unternehmen, bei denen zwischen Belegeingang und Verbuchung im IT-System eine gewisse Zeitspanne vergeht, sorgen sich um ein mögliches Verwerfen des Buchführungswerkes durch den Betriebsprüfer. Die strengen Voraussetzungen zur GoBD-Konformität hinsichtlich Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie Sicherung vor Verlust zu erfüllen und eine dementsprechende Verfahrensdokumentation anzufertigen, sind daher ratsam. Hilfestellung hierfür bietet die nun veröffentlichte Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage, an der der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) als Beteiligter der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) mitgewirkt hat. Steuerberatern und Mandanten bietet dieses Arbeitsmaterial wertvolle Formulierungs- und Verfahrenshilfen.
Die GoBD fordern für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Meist sind solche Niederschriften in KMU allenfalls für die IT-gestützte Buchführung selbst vorhanden oder fehlen sogar gänzlich. Idealerweise beginnt eine Verfahrensdokumentation bereits ganz am Anfang des Buchführungs- und Aufzeichnungsprozesses, nämlich bei der Belegablage. Unabhängig von der verwendeten Form des Mediums „Beleg“ finden alle Steuerpflichtigen brauchbare Musterformulierungen: Es wird der Umgang mit Belegen, die originär in Papierform eingehen sowie solchen, die anschließend digitalisiert werden und jenen, die originär in Digitalform vorliegen, thematisiert.

Musterverfahrensdokumentation als Vorlage für unsere Mandanten
Die Musterverfahrensdokumentation ist individualisierbar und dient den Unternehmen somit als Vorlage, um den Vorgang der Belegablage anhand unternehmens- und branchenspezifischer Angaben zu dokumentieren. Die Prozesse sind bei den Steuerpflichtigen sehr individuell: Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation geben. Das Patentrezept für die eigene Verfahrensdokumentation gibt es daher nicht.
Unseren Mandanten stellen wir die Musterverfahrensdokumentation ab sofort auf dieser Seite zum Download bereit, deren Nutzung (Umsetzung, Durchführung und Pflege etc.) wir hiermit empfehlen möchten. – Ein wichtiger und unbedingt ratsamer Schutz als Baustein zur Vorsorge vor möglichen bösen Überraschungen durch das Finanzamt, z. B. während einer eventuellen Betriebsprüfung usw.